Tiếng việt | English

Nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng công chứng

- Những năm qua, hoạt động công chứng đã có những bước phát triển, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch. Thực tiễn hoạt động công chứng trong thời gian qua cho thấy, nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân ngày một tăng cao, nhưng sự phát triển của các Phòng công chứng ở địa phương chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu này. 

Tư vấn về thủ tục công chứng cho khách hàng tại Văn phòng Công chứng Mai Lan.

Việc ra đời loại hình Văn phòng công chứng đã góp phần giải quyết được nhu cầu công chứng của người dân, đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng cho các hợp đồng, giao dịch dân sự. Người yêu cầu công chứng được hưởng những dịch vụ công một cách tận tình, chu đáo và văn minh; tạo ra sự ổn định, bền vững và bình đẳng trong khi tham gia vào các hợp đồng, giao dịch với tư cách là những chủ thể bình đẳng trước pháp luật và được pháp luật bảo vệ.

Văn phòng công chứng Mai Lan được thành lập theo Quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 03/5/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang. Văn phòng có 08 thành viên, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính theo giấy phép đăng ký hoạt động số 01/TP-ĐKHD ngày 29/5/2013. Văn phòng được  công chứng các hợp đồng, giao dịch, công chứng bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của công dân và các công việc khác theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Văn phòng đã thực hiện tiếp nhận và giải quyết kịp thời các yêu cầu công chứng và chứng thực của tổ chức và công dân theo quy định. 

Từ năm 2016 đến hết 6 tháng đầu năm 2019, Văn phòng đã thực hiện công chứng 2.151 hồ sơ công việc, chứng thực trên 12.560 việc. Ngoài ra Văn phòng đã tổ chức thực hiện các việc công chứng và chứng thực tại trụ sở của Văn phòng và thực hiện ngoài giờ hành chính và ngoài trụ sở của Văn phòng. 

Với những nỗ lực trong tổ chức và hoạt động, các hoạt động của Văn phòng đã góp phần làm lành mạnh các quan hệ dân sự, đảm bảo trật tự an toàn xã hội, tạo điều kiện để phát triển kinh tế xã hội của địa phương. 

Qua quá trình hoạt động, Văn phòng công chứng Mai Lan đã đúc rút được những kinh nghiệm để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng công chứng. Một là cần tổ chức, quản trị Văn phòng một cách hợp lý, khoa học để tiết kiệm kinh phí, nhưng vẫn bảo đảm được hiệu quả hoạt động của Văn phòng, đồng thời thu hút được nhiều khách hàng tạo ra được nhiều việc làm và tăng thu nhập nâng cao đời sống cho nhân viên Văn phòng. Hai là phải đầu tư đầy đủ các trang thiết bị làm việc thiết yếu cho Văn phòng nhằm cải thiện thời gian hiệu quả làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc, để người đến yêu cầu công chứng tin tưởng và được phục vụ một cách nhanh chóng, chính xác. Ba là chú trọng bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật liên quan và nghiệp vụ chuyên môn, rèn luyện tác phong, thái độ ứng xử, nâng cao kỹ năng trong giao tiếp với khách hàng nhằm tạo nên sự thoải mái, gần gũi với khách hàng, tạo sự tin tưởng của khách hàng với Văn phòng công chứng của mình. Bốn là phải có quan hệ tốt với chính quyền địa phương sở tại cũng như các tổ chức hành nghề công chứng lân cận trong và ngoài địa phương để tranh thủ được sự ủng hộ và chia sẻ thông tin, kinh nghiệm phục vụ công việc. 

Văn phòng công chứng Mai Lan cũng đã đề ra các giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Bao gồm việc nghiên cứu giảm bớt việc chứng thực của bộ máy hành chính Nhà nước, nhất là việc chứng thực của UBND cấp xã, cấp huyện. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên của Văn phòng nhằm củng cố và nâng cao kiến thức pháp luật; đồng thời chú trọng về tác phong, thái độ trong khi giao tiếp với khách hàng nhằm tạo nên sự thoải mái, gần gũi với khách hàng tạo sự tin tưởng và chuyên nghiệp của khách hàng cho Văn phòng công chứng. Cần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc theo yêu cầu chính đáng của người yêu cầu công chứng, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chặt chẽ chính xác theo quy định của pháp luật nhằm thu hút được nhiều về số lượng người yêu cầu công chứng.

Nguyễn Mai Lan

Tin cùng chuyên mục