Kỳ 2: Chuyển đổi số - Chìa khoá mở cánh cửa tiết kiệm năng lượng

 

Theo thống kê, sau sáp nhập, Tuyên Quang giảm 20 cơ quan cấp tỉnh, 597 đầu mối bên trong các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện, phòng và tương đương; giảm 108 xã. Với số lượng tài liệu khổng lồ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị đòi hỏi yêu cầu bức thiết về số hóa để giúp cho công tác quản lý, bảo đảm an toàn thông tin; khắc phục hạn chế của tài liệu giấy thủ công dễ thất lạc, khó tra cứu sau sáp nhập. Dữ liệu số hóa còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, truy cập nhanh và tạo nền tảng liên thông hiệu quả giữa các cơ quan trong mô hình hành chính mới.

Các tài liệu được các cơ quan đơn vị rà soát để thực hiện số hóa.

Đồng chí Đỗ Anh Tuấn, Giám đốc Sở Nội vụ cho biết, việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử đã giúp các cơ quan hành chính giảm tới 70% lượng giấy in trong 6 tháng đầu năm. Điều này không chỉ tiết kiệm hàng chục tấn giấy và hàng trăm lít mực in, mà còn góp phần giảm chi phí và gánh nặng lưu trữ. Đặc biệt, việc giảm in ấn đã mang lại lợi ích bất ngờ về tiết kiệm năng lượng. Với việc các máy in, photocopy hoạt động ít hơn, mỗi phòng ban cấp xã có thể tiết kiệm trung bình 1.500 kWh điện mỗi năm. Nhân với 124 xã, phường, đây là một con số đáng kể, thể hiện sự đồng bộ giữa hiệu quả hành chính và bảo vệ môi trường.

Chị Ma Thị Hồng Tươi, cán bộ văn phòng UBND xã Kim Bình có nhiều năm công tác, đã quen với những chồng hồ sơ, văn bản cao ngút trước đây. Vào dịp tổ chức Kỳ họp HĐND cấp xã, văn phòng phải huy động thêm người, phô tô nhiều tài liệu phục vụ kỳ họp. Chiếc máy photocopy duy nhất hầu như hoạt động không ngừng nghỉ. Bây giờ thì khác, toàn bộ tài liệu được số hóa, gửi trước cho đại biểu nghiên cứu, những đại biểu mời dự được nhận tài liệu qua mã QR code. Không chỉ có thế, những tủ tài liệu cũ cũng đã được số hóa trong quá trình sáp nhập xã, không còn cảnh phải lục lọi hàng giờ để tìm một công văn cũ.

Sau tinh gọn, các cơ quan, đơn vị tỉnh Tuyên Quang đồng loạt chuyển đổi số, thực hiện văn phòng không giấy.

Điều dễ thấy nhất ở cú "lột xác" ngoạn mục này là tiết kiệm rất nhiều văn phòng phẩm, từ giấy, mực, ghim, thời gian, công sức và lượng tiêu thụ điện năng. Xa hơn là giảm tải việc tiêu thụ tài nguyên, bảo vệ môi trường và giảm phát thải nhà kính. Từ một xã, nhân lên 124 xã, phường trong tỉnh, từ một văn phòng, nhân lên hàng nghìn văn phòng trong các cơ quan, đơn vị, trường học. Để thấy hiệu quả mà văn phòng "không giấy" mang lại là vô cùng lớn. 

Một hội nghị trực tuyến của tỉnh Tuyên Quang được kết nối tới 124 điểm cầu xã, phường trong tỉnh.

Với nhiều cán bộ xã Đồng Văn, mỗi cuộc họp với cấp trên từng là một hành trình tốn kém. Cách trung tâm tỉnh hơn 300 km đường đèo dốc, mỗi chuyến đi không chỉ tiêu tốn hàng giờ đồng hồ mà còn là chi phí xăng xe, rủi ro giao thông. Nhưng giờ đây, mọi thứ đã thay đổi. Nhờ việc sáp nhập đơn vị hành chính và triển khai đồng bộ chính quyền điện tử, đường truyền trực tuyến, những cuộc họp với cấp trên đã chuyển về phòng làm việc.

 

Cách trung tâm tỉnh Tuyên Quang hơn 300 km, những cuộc họp trực tuyến giúp cán bộ xã Đồng Văn tiết kiệm được chi phí đi lại, giúp tiết kiệm ngân sách.

Sau sáp nhập, xã biên giới Sơn Vĩ là xã cách xa trung tâm tỉnh nhất với trên 350km. Để vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, xã được đầu tư, nâng cấp hệ thống đường truyền, ti vi và thiết bị đầu cuối đảm bảo kết nối ổn định với trung tâm tỉnh. Chủ tịch UBND xã Sơn Vĩ Sùng Mí Nô cho biết: "Xã chủ động phối hợp với các đơn vị như VNPT, điện lực, đảm bảo đường truyền luôn thông suốt, nhất là trong điều kiện thời tiết bất lợi".

Xã biên giới Sơn Vĩ cách xa trung tâm tỉnh nhất với trên 350km.

PGS. TS Vũ Ngọc Huyên, Phó Chủ tịch Hội đồng Học viện Nông nghiệp Việt Nam là một trong những người thường xuyên phát biểu và tham gia các hội thảo lớn về chủ đề Net Zero và tăng trưởng xanh. Ông nhận định: "Mô hình phòng họp trực tuyến cho thấy sự liên kết chặt chẽ giữa cải cách hành chính và mục tiêu bảo vệ môi trường. Việc tinh gọn bộ máy và ứng dụng công nghệ số không chỉ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn mà còn là một hành động thiết thực góp phần hiện thực hóa cam kết Net Zero của Việt Nam. Mỗi cuộc họp trực tuyến là một hành động xanh, một bước tiến tới tương lai bền vững”.

Họp trực tuyến là một trong những giải pháp hữu hiệu góp phần tiết kiệm năng lượng, giảm phát thải.

Có thể thấy, việc sáp nhập đơn vị hành chính và triển khai họp trực tuyến đã mang lại một đòn bẩy kép. Nó không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất công việc mà còn là một giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm năng lượng, giảm phát thải. Từ những hành động nhỏ như giảm bớt một chuyến đi, chúng ta đang góp phần tạo nên một tương lai xanh và hiệu quả hơn cho đất nước.

Hiện nay, 100% các cơ quan hành chính từ cấp tỉnh đến cấp xã đã hoàn tất triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số. Hơn 300.000 văn bản đã được số hóa an toàn trên nền tảng đám mây, đặt nền móng vững chắc cho một nền hành chính hiện đại, hiệu quả tại Tuyên Quang. Sự chuyển dịch này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn giảm đáng kể công suất hoạt động của các thiết bị văn phòng, qua đó góp phần trực tiếp vào việc tiết kiệm năng lượng.

 

Thực tế, chính quyền số không chỉ là câu chuyện ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm và hạ tầng viễn thông; đó là một mô hình quản trị mới, gắn hiệu quả công vụ với trách nhiệm môi trường. Khi bộ máy được tinh gọn, các quy trình bớt tầng nấc trung gian, chuyển đổi số có “đường băng” thẳng để cất cánh; dữ liệu được liên thông, quyết định được đưa ra nhanh hơn, tài nguyên từ giấy, mực, điện cho tới xăng xe được sử dụng tiết kiệm và minh bạch. Đó là một vòng tròn giá trị khép kín từ quản trị hiệu quả hơn, đến giảm phát thải, chi phí vận hành thấp hơn và dành nguồn lực nhiều hơn cho người dân và dịch vụ công.

Chính quyền số là mô hình quản trị mới, gắn hiệu quả công vụ với bảo vệ môi trường

Có thể hình dung, chính quyền số kéo thẳng các quy trình hành chính vốn “gãy khúc”, trì trệ trước đây thành chuỗi xử lý liền mạch trên nền tảng điện tử. Một văn bản trước đây phải in – ký tươi – đóng dấu – chuyển phát, nay đi qua "luồng số hóa": Tạo lập – ký số – chuyển liên thông – lưu trữ đám mây – tra cứu tức thời. Mỗi khâu giảm bớt không chỉ là tiết kiệm vài phút làm việc, mà là cắt giảm điện năng cho máy in, máy photocopy, đèn chiếu sáng, điều hòa… của cả phòng làm việc. Số liệu thực tế ở cấp xã cho thấy khi hồ sơ điện tử chiếm đa số, máy in và máy photocopy “nhàn rỗi” hơn; lượng điện tiêu thụ giảm thấy rõ theo từng tháng. Và chỉ cần một xã giảm khoảng 50% số trang in mỗi năm, con số tiết kiệm có thể tương đương hàng nghìn kWh điện và hàng vạn trang giấy, một “khoản tiết kiệm xanh” đủ lớn để chuyển hóa thành ngân sách cho công việc trực tiếp phục vụ người dân.

Chỉ cần một xã giảm khoảng 50% số trang in mỗi năm, con số tiết kiệm có thể tương đương hàng nghìn kWh điện.

Ở mô hình truyền thống, tiêu thụ điện, nước, xăng xe thường được “cảm nhận” hơn là “đo được”. Nhưng trên nền tảng chính quyền số, các cơ quan bắt đầu có bảng điều khiển hiển thị theo thời gian thực: kWh điện theo phòng ban; số cuộc họp trực tuyến so với họp trực tiếp; số km công tác đã cắt giảm; lượng văn bản ký số so với ký tươi… Khi chỉ tiêu trở nên minh bạch, mỗi tập thể có động lực rõ ràng để tối ưu tiết kiệm năng lượng. Nhiều đơn vị đã đặt “KPI xanh” bên cạnh KPI chuyên môn, đưa tỷ lệ hồ sơ trực tuyến mức độ 3–4; tỷ lệ sử dụng chữ ký số; số hóa vào báo cáo định kỳ và chỉ tiêu thi đua hàng năm.

Khi làm việc trên môi trường đám mây, tài nguyên tính toán được chia sẻ; hệ thống đặt lịch thông minh có thể tự tắt/giảm điều hòa và chiếu sáng ngoài giờ làm việc; phần mềm quản lý thiết bị cũng cho phép phát hiện máy in, máy tính “ăn điện” bất thường để bảo trì kịp thời. Các nền tảng điều hành thông minh (IOC) tích hợp thêm mô-đun quản lý năng lượng. Mỗi tối ưu nhỏ, nhân lên hàng trăm điểm, tạo thành hiệu ứng cộng hưởng. Bên cạnh đó, một cách giảm phát thải ẩn mà chúng ta khó nhìn thầy là việc người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, thanh toán không dùng tiền mặt đã cắt giảm đáng kể chi phí đi lại, kéo theo giảm phát thải ra môi trường. 

Tuy nhiên, trong điều kiện còn nhiều khó khăn, chính quyền 2 cấp mới vận hành, một số người dân chưa tiếp cận linh hoạt với dịch vụ công trực tuyến, thì câu  chuyện chuyển đổi số gắn với tăng trưởng xanh cần tiếp tục có giải pháp đồng bộ.

Trong đó ban hành các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về tỷ lệ văn bản ký số, số lượng tiết kiệm điện bình quân mỗi tháng, số cuộc họp trực tuyến, tỷ lệ hồ sơ dịch vụ công trực tuyến mức độ 3–4. Các chỉ số này nên được công khai định kỳ, gắn với đánh giá thi đua, khen thưởng. Khuyến khích sáng kiến “xanh” ở các cấp, tạo ra phong trào thi đua lành mạnh, thực chất. Thực hiện nguyên tắc 5 không trong văn phòng.

Có thể khẳng định, chính quyền số là nấc thang tiếp theo đưa tinh gọn bộ máy trở thành lợi thế cạnh tranh về quản trị và môi trường; là cầu nối giữa tinh gọn và hiệu quả xanh. Đó là hai mục tiêu song song, tác động mật thiết trong chỉnh thể của chiến lược phát triển bền vững.

Chính quyền số là cầu nối giữa tinh gọn và hiệu quả xanh ở Tuyên Quang

Hoàng Anh - Hoàng Niềm - Biện Luân - Thu Phương - Nguyễn Luyến