1. Đảm bảo chính xác thông tin người nhận

Để đảm bảo tính chính xác của giao dịch, bộ phận thực hiện cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin của người nhận. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:

♦ Tên và địa chỉ người nhận

♦ Số tài khoản 

♦ Mã SWIFT/BIC của ngân hàng nhận

Để đảm bảo thông tin chính xác nhất, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin này với các tài liệu chính thức như hợp đồng, hóa đơn hoặc giấy tờ tùy thân của người nhận.

Bộ phận thực hiện cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của người nhận trước khi xác nhận giao dịch.

2. Giữ lại toàn bộ chứng từ và hóa đơn của các giao dịch chuyển tiền

Theo quy định Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời gian tối thiểu 5 năm kể thời điểm phát sinh giao dịch được ghi chép trong sổ sách kế toán. Hồ sơ lưu trữ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan như:

♦ Hóa đơn

♦ Biên lai

♦ Phiếu chuyển tiền

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình khi có vấn đề phát sinh, mà còn là cơ sở đối chiếu và phục vụ cho công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng.

Lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp đối chiếu khi có vấn đề phát sinh

3.  Chú ý tỷ giá và phí giao dịch

Khi thực hiện giao dịch chuyển tiền quốc tế, doanh nghiệp cần lưu ý đến tỷ giá hối đoái và phí giao dịch. Vì hai thông tin này sẽ ảnh hưởng đến tổng số tiền giao dịch, trong đó:

♦ Tỷ giá hối đoái không cố định và có thể thay đổi theo từng thời điểm, tác động trực tiếp đến số tiền thực tế được chuyển đi hoặc nhận về sau khi quy đổi

► Phí giao dịch khi chuyển tiền ra nước ngoài của các đơn vị ngân hàng là khác nhau. Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần phải chịu các chi phí sau: 

          ♦ Phí chuyển tiền: Thường từ 0.1% đến 0.2% giá trị giao dịch, với mức tối thiểu khoảng 5 - 10 USD tùy vào ngân hàng và thời điểm giao dịch

          ♦ Phí chuyển đổi ngoại tệ: Khoảng 1.82% đến 2.5% giá trị giao dịch đối với giao dịch thẻ quốc tế tùy vào ngân hàng và thời điểm giao dịch

4. Tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý ngoại hối

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp chỉ được phép chuyển tiền ra nước ngoài cho các mục đích được cho phép, bao gồm:

♦ Thanh toán hàng hóa

♦ Dịch vụ xuất nhập khẩu

♦ Đầu tư ra nước ngoài

♦ Trả nợ vay nước ngoài

…

Khi thực hiện giao dịch doanh nghiệp có trách nhiệm khai báo đầy đủ, chính xác về mục đích chuyển tiền và cung cấp các chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của giao dịch cho ngân hàng.

Lưu ý: Doanh nghiệp không được phép sử dụng tiền mặt để chuyển tiền ra nước ngoài. Giao dịch chỉ được thực hiện từ các nguồn ngoại tệ hợp pháp như trên tài khoản ngoại tệ hoặc tài khoản doanh nghiệp online được ngân hàng cấp.

Chuyển tiền ra nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp cẩn trọng kiểm tra và tuân thủ các quy định pháp luật. Nếu muốn mở tài khoản online để giao dịch, doanh nghiệp nên liên hệ với từng đơn vị ngân hàng để được hướng dẫn chi tiết.