Hiệu quả của ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử M-Office vào hoạt động tại các cơ quan hành chính Nhà nước

HGĐT- Trên thế giới, khái niệm hệ thống văn phòng điện tử (VPĐT) không phải là một khái niệm mới mẻ tại các quốc gia có nền công nghệ thông tin phát triển. Qua đó giúp cho hoạt động của các văn phòng, công sở, doanh nghiệp cũng như người dân được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm.

Trang thông tin điện tử Sở Khoa học và Công nghệ Hà Giang. Ảnh: NHƯ LÂM

Tại tỉnh ta cuối năm 2010, Sở KH&CN là đơn vị hành chính đầu tiên của tỉnh thực nghiệm thành công hệ thống VPĐT M-OFFICE vào hoạt động quản lý và điều hành tại đơn vị. Qua hơn một năm ứng dụng thử nghiệm cho thấy, VPĐT M-OFFICE ứng dụng rất có hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý công việc của Sở. Trong đó nổi bật nhất là các tiện ích trong giao việc, theo dõi tiến độ công việc, xử lý và phản hồi kết quả, trao đổi thông tin. Ngoài ra, M-OFFICE còn là môi trường thuận lợi để vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO:9001 – 2008. Từ những kết quả thu được sau một năm thực nghiệm tại Sở KH&CN, giữa tháng 7.2011, UBND tỉnh đã phê duyệt triển khai đề án: Ứng dụng VPĐT để quản lý và điều hành công việc trên mạng vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý, hướng tới xây dựng CPĐT, đáp ứng yêu cầu tin học hóa hành chính tại địa phương. Trên cơ sở đó, Sở KH&CN đã từng bước kiểm tra, khảo sát thu thập số liệu, cài đặt hệ thống VPĐT đồng thời tổ chức tập huấn, chuyển giao công nghệ cho các đơn vị trên địa bàn tỉnh ta cùng áp dụng.

Đến nay đã có 20 đơn vị hành chính nhà nước trên địa bàn của tỉnh áp dụng triển khai VPĐT M-OFFICE. Trong đó Sở Kế hoạch và đầu tư (KHĐT) là một ví dụ. Sở là đầu mối thường xuyên phải giải quyết một số lượng công việc lớn đòi hỏi mức thời gian ngắn nhất và độ chính xác cao nhất. Do vậy khi tỉnh có đề án triển khai ứng dụng VPĐT Sở KHĐT đã phối hợp với Sở KH&CN chính thức triển khai hệ thống VPĐT M-OFFICE từ cuối tháng 10.2011. Sau thời gian áp dụng hệ thống cho thấy tại bộ phận hành chính văn thư của Sở đã tiết kiệm được một số lượng đáng kể văn phòng phẩm. Từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang VPĐT trong cán bộ, công chức. Các đồng chí lãnh đạo Sở mặc dù đi công tác song vẫn nắm bắt và điều hành công việc tại đơn vị được đảm bảo. Mọi thông tin đến hoặc đi của đơn vị đều được văn thư quét lên mạng do đó thông tin sẽ đến rất nhanh. Dựa trên thông tin đó lãnh đạo các đơn vị có thể phân công, sắp xếp cho các thành viên. Một trong những ưu việt nổi bật nhất của hệ thống VPĐT M-OFFICE là việc giúp cho lãnh đạo các đơn vị đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thời gian xử lý công việc; mà vẫn quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính.

Để giúp cho việc ứng dụng triển khai VPĐT tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất; trong thời gian qua, Sở KH&CN đã phối hợp với Trung tâm nghiên cứu và phát triển phần mềm, Sở KH&CN Đồng Nai làm cơ quan chuyển giao công nghệ. Theo đó, Sở KH&CN Đồng Nai sẽ cử các chuyên viên phát triển phần mềm ra Hà Giang tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho các cơ quan, đơn vị của tỉnh Hà Giang. Đồng thời hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các đơn vị tỉnh Hà Giang việc vận hành, bảo trì hệ thống; có trách nhiệm bảo hành miễn phí trong 2 năm đầu sử dụng, cài đặt miễn phí cho các đơn vị ứng dụng khi có bản nâng cấp mới. Với sự phối hợp chặt chẽ có hiệu quả, đến nay 100% các đơn vị áp dụng hệ thống VPĐT M-OFFICE đều có những bước chuyển biến căn bản trong giải quyết công việc của đơn vị.

Qua đánh giá bước đầu tại các cơ quan, đơn vị cho thấy khi triển khai VPĐT M-OFFICE sẽ giảm thiểu 30% chi phí văn phòng phẩm, 10% nhân lực hoạt động trong các cơ quan; đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và có tính minh bạch cao; phục vụ tốt hơn cho quá trình thực hiện công việc chuyên môn, đẩy nhanh cải cách hành chính nhằm phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp và người dân. Tuy nhiên, triển khai hệ thống VPĐT M-OFFICE tại địa bàn tỉnh ta cũng còn nhiều khó khăn xuất hiện. Do vậy, trong thời gian tới bên cạnh sự cố gắng của các đơn vị còn đòi hỏi sự quan tâm, đầu tư nhiều hơn nữa của nhà nước về cơ hạ tầng cho các cơ quan đơn vị.