Dịch vụ văn phòng ảo là gì - Đánh giá ưu nhược điểm

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp thuê văn phòng ảo thay vì đặt phòng giao dịch hoặc văn phòng công ty tại những nơi cao cấp. Vậy mô hình văn phòng ảo là gì? Cách hoạt động cũng như ưu nhược điểm của nó như thế nào? Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và đang muốn tiết kiệm chi phí, tăng tính linh hoạt cho hoạt động kinh doanh của mình, thì bài viết sau đây chắc chắn sẽ là thông tin hữu ích cho bạn..

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là thuật ngữ dùng để chỉ một địa điểm được các công ty thuê làm văn phòng đại diện ngắn hạn hoặc dài hạn với diện tích 0m2. Văn phòng ảo cung cấp có đầy đủ chức năng của một trụ sở doanh nghiệp bao gồm địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, các phòng họp, phòng tiếp khách và không gian làm việc.

Văn phòng ảo phổ biến hiện nay (nguồn: Internet)

Đặc biệt hơn, một số loại hình văn phòng ảo hiện nay còn tích hợp công nghệ 4.0 vào trong quản lý giúp “số hóa” các công việc trong văn phòng. Đây còn được gọi là mô hình văn phòng điện tử giúp dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ công việc và bảo mật thông tin cao. Cả hai mô hình đều giúp cho các doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, giảm thiểu các chi phí hoạt động và nâng cao tính linh hoạt trong công việc.

Mô hình văn phòng điện tử tích hợp nhiều công nghệ mới (nguồn: Internet)

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Mô hình văn phòng ảo phù hợp với rất nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể như:

- Các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp nhỏ không có ngân sách đủ lớn để thuê văn phòng thực.

- Các nhóm, cá nhân có các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do. Họ mong muốn có không gian để gặp gỡ khách hàng, trao đổi cùng việc với nhau.

- Các doanh nghiệp đa quốc gia bắt đầu thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ để nhân viên làm việc.

- Các doanh nghiệp hoạt động online, cần có không gian để gặp mặt, bàn bạc công việc với khách hàng.

- Các công ty lớn muốn mở rộng chi nhánh để đặt địa chỉ kinh doanh, mở rộng thị trường.

Văn phòng ảo phù hợp cho nhiều đối tượng (nguồn: Internet)

Đánh giá ưu nhược điểm của mô hình văn phòng ảo

Ưu điểm

Việc thuê văn phòng ảo có khá nhiều điểm ưu việt, mang lại rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như:

- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân sự: Các đơn vị cung cấp văn phòng ảo đều trang bị sẵn các thiết bị cần thiết, không phải tốn thêm bất kỳ chi phí nào khác.

- Tăng nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp: Bạn có thể lựa chọn vị trí thích hợp nhất có tiềm năng phát triển, dễ dàng giao dịch và thu hút khách hàng. Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp đặt biển hiệu tại tòa nhà giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng được sự tin tưởng từ khách hàng.

- Ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là địa điểm cố định, ít bị thay đổi. Kể cả khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cũng không tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm, cải tạo lại văn phòng mới.

- Giải quyết nhanh chóng nhu cầu về thông tin liên lạc: Các công ty dịch vụ sẽ thay bạn trả lời tin nhắn, cuộc gọi, fax,...một cách linh hoạt và chính xác nhất đến với đối tác của bạn.

Nhiều ưu điểm nổi trội khi thuê văn phòng ảo (nguồn: Internet)

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật mà văn phòng ảo mang lại thì dịch vụ này cũng còn một vài nhược điểm bạn cần lưu ý như sau:

- Không có sự chủ động và thoải mái: Một văn phòng sẽ được rất nhiều doanh nghiệp đăng ký đồng thời làm trụ sở kinh doanh. Do đó, bạn phải đặt lịch trước và chờ sự sắp xếp bố trí của ban quản lý tòa nhà.

- Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ: Bản chất của hoạt động này vẫn là giao dịch cho thuê nên sẽ có những tranh chấp liên quan đến chi phí, thời hạn thanh toán,... khó tránh khỏi.

-  Dễ gây nhầm lẫn cho đối tác: Một địa chỉ được rất nhiều công ty đăng ký làm trụ sở chính cho công ty mình.

Văn phòng ảo tiện nghi, dễ sử dụng (nguồn: Internet)

Qua đây có thể thấy không có dịch vụ nào tốt nhất, với mỗi loại dịch vụ đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, với những lợi ích thiết thực mà văn phòng ảo mang lại, đây là một mô hình được đánh giá khá hoàn hảo và phù hợp cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các startup với quy mô vừa và nhỏ.

Trên đây là những thông tin về văn phòng ảo là gì và những ưu nhược điểm của mô hình này. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giải đáp thắc mắc của bạn và giúp bạn có thêm sự lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.