Quy trình tài chính cần biết khi triển khai dự án đầu tư công

Tham gia và triển khai các dự án đầu tư công là cơ hội phát triển lớn với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng, hạ tầng, cung ứng thiết bị và dịch vụ kỹ thuật. Bên cạnh năng lực thi công, yếu tố tài chính luôn giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến tiến độ cũng như hiệu quả của toàn dự án. Dưới đây là một số nội dung tài chính doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu khi bắt đầu thực hiện một dự án đầu tư công.

1. Xác định phương án dòng tiền cho từng giai đoạn

Khi thực hiện dự án công, dòng tiền không chỉ gắn với chi phí thi công mà còn liên quan đến tạm ứng, thanh toán theo khối lượng hoàn thành và quyết toán sau cùng. Việc xây dựng kế hoạch tài chính theo từng mốc có thể giúp doanh nghiệp:

     ♦ Dự đoán nhu cầu vốn ngắn hạn và dài hạn

     ♦ Điều chỉnh tiến độ triển khai phù hợp với khả năng thanh toán của bên mời thầu

     ♦ Chủ động trong các giai đoạn tạm ứng, bảo lãnh và chi phí phát sinh

Đây là bước giúp doanh nghiệp không rơi vào thế bị động khi dự án kéo dài hoặc thanh toán bị chậm trễ.

2. Làm việc với ngân hàng để chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh

Trong nhiều dự án, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp các loại bảo lãnh như: bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hoặc bảo lãnh bảo hành. Tùy theo từng giai đoạn triển khai, doanh nghiệp sẽ cần làm việc với ngân hàng để thực hiện phát hành bảo lãnh ngân hàng đúng thời điểm.

Khi chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh, một số yếu tố thường được cân nhắc như:

    ♦ Hạn mức tín dụng đang có tại ngân hàng

    ♦ Điều kiện tài chính hiện tại của doanh nghiệp

    ♦ Thời hạn và nội dung trong thư bảo lãnh phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư

Việc làm việc sớm với ngân hàng giúp giảm thời gian xử lý và tránh ảnh hưởng đến tiến độ nộp hồ sơ hay triển khai dự án.

Doanh nghiệp cần làm việc với ngân hàng để phát hành bảo lãnh cần thiết.

3. Quản lý tạm ứng và chi phí sử dụng vốn

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể nhận tạm ứng từ chủ đầu tư sau khi ký hợp đồng và hoàn thành bảo lãnh tạm ứng. Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn vốn tạm ứng cần được tính toán kỹ để đảm bảo:

    ♦ Ưu tiên cho các hạng mục cần thiết giai đoạn đầu

    ♦ Không vượt quá tỷ lệ hoàn ứng trong từng đợt thanh toán

    ♦ Tránh phát sinh lãi vay không cần thiết

Một số doanh nghiệp chọn lập bảng theo dõi riêng cho phần vốn tạm ứng, nhằm kiểm soát tiến độ sử dụng và hoàn ứng theo yêu cầu của dự án.

4. Lập chứng từ, hóa đơn đầy đủ phục vụ thanh toán

Việc thanh toán từng đợt trong dự án đầu tư công thường đòi hỏi doanh nghiệp cung cấp các hồ sơ như:

    ♦ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

    ♦ Hóa đơn giá trị gia tăng

    ♦ Phiếu thanh toán giai đoạn

    ♦ Chứng từ liên quan đến chi phí đầu vào

Quy trình này có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy cơ quan quản lý và tính chất hợp đồng. Do đó, hệ thống kế toán và bộ phận phụ trách tài chính nên theo dõi sát tiến độ hoàn thiện hồ sơ để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

5. Thực hiện nghĩa vụ tài chính liên quan đến ngân sách nhà nước

Khi nhận thanh toán hoặc chi tạm ứng, doanh nghiệp thường phát sinh các khoản phải nộp như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, hoặc các khoản nghĩa vụ tài chính khác. Nhiều đơn vị lựa chọn thiết lập sẵn quy trình nộp tiền vào ngân sách nhà nước thông qua hệ thống kê khai và nộp thuế điện tử.

Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính không chỉ là yêu cầu trong quá trình triển khai, mà còn ảnh hưởng đến đánh giá uy tín khi doanh nghiệp tiếp tục tham gia các gói thầu khác trong tương lai.

Trong quá trình thực hiện dự án, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ.

6. Quyết toán dự án – bước chốt tài chính cuối cùng

Khi dự án hoàn thành, doanh nghiệp sẽ thực hiện hồ sơ quyết toán với chủ đầu tư. Đây là bước tổng hợp toàn bộ khối lượng công việc đã thực hiện, số tiền đã thanh toán, phần còn lại chưa thanh toán hoặc phải điều chỉnh.

Một số nội dung quan trọng trong giai đoạn này gồm:

♦ Đối chiếu lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ

♦ Rà soát chi phí phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có)

♦ Hoàn ứng tạm ứng đúng theo tiến độ

♦ Nộp các loại thuế còn lại sau quyết toán

Việc thực hiện quyết toán chính xác và rõ ràng có thể giúp quá trình thanh toán lần cuối diễn ra suôn sẻ và sớm kết thúc hồ sơ pháp lý dự án.

Tài chính là một phần không thể tách rời trong bất kỳ dự án đầu tư công nào. Từ việc làm việc với ngân hàng để phát hành bảo lãnh, đến theo dõi dòng tiền, lập chứng từ, nộp nghĩa vụ ngân sách và quyết toán – mỗi bước đều góp phần quyết định hiệu quả triển khai tổng thể. Với sự chủ động trong kế hoạch tài chính, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tiến độ dự án mà còn tăng uy tín khi tiếp cận các cơ hội hợp tác dài hạn với khu vực nhà nước.