Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất toàn quốc

Trao nhiều quyền cho chính quyền địa phương

Dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật Công chứng lần này thực hiện triệt để việc phân cấp, phân quyền quản lý cho địa phương để phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Theo đó, dự thảo Luật bãi bỏ quy định giao Bộ Tư pháp xây dựng chiến lược phát triển lĩnh vực công chứng trong toàn quốc. Thay vào đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được giao chủ động xây dựng và ban hành đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện kinh tế-xã hội thực tiễn tại địa phương mình.

Cùng với đó, thẩm quyền bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm công chứng viên sẽ được chuyển giao từ Bộ trưởng Tư pháp sang Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Cụ thể, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ là người trực tiếp có thẩm quyền công nhận đối với những người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm công chứng viên.

Theo cơ quan chủ trì soạn thảo, sự thay đổi này giúp đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu và tạo điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Việc phân cấp giúp cơ quan quản lý ở Trung ương tập trung vào nhiệm vụ kiến tạo, xây dựng và hoàn thiện thể chế, trong khi địa phương chủ động hoàn toàn trong việc quản lý, giám sát đội ngũ công chứng viên sát với tình hình thực tế tại địa bàn.

Để khắc phục thực trạng khó thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh tại các xã có mật độ dân số thấp, hạ tầng chưa phát triển, dự thảo bổ sung quy định cho phép thành lập Văn phòng công chứng dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân.

Năm 2024, tại tỉnh Bắc Giang, có hai huyện là Sơn Động và Yên Thế "trắng" tổ chức hành nghề công chứng. Hay như tại Nghệ An, năm 2024 cũng có tới 6/21 huyện miền núi chưa có tổ chức hành nghề công chứng nên người dân rất khó khăn khi có nhu cầu công chứng. Người dân ở những khu vực này khi có nhu cầu công chứng thì phải di chuyển ít nhất khoảng 50km và xa nhất phải di chuyển đến 200km. "Có thể đây là việc sửa đổi quan trọng giúp giảm áp lực về nhân sự cho các nhà đầu tư tại địa bàn khó khăn, giúp người dân tiếp cận được dịch vụ này tiện lợi nhất", công chứng viên Phạm Hằng nhận định.

Để bảo đảm quản lý chặt chẽ, theo dự thảo, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ quy định cụ thể danh mục các đơn vị hành chính cấp xã được áp dụng mô hình doanh nghiệp tư nhân này. Đồng thời, dự thảo cũng nới lỏng các điều kiện khi thay đổi trụ sở văn phòng công chứng giữa các xã, miễn là bảo đảm địa bàn cũ vẫn còn ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để phục vụ nhân dân.

Khai thác dữ liệu số của công dân khi thực hiện công chứng

Dự thảo Luật tạo ra bước tiến lớn trong chuyển đổi số khi quy định xây dựng một cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý. Hệ thống này sẽ tích hợp toàn bộ thông tin về công chứng viên, giao dịch và các biện pháp ngăn chặn rủi ro.

Cụ thể, dự thảo Luật đã bổ sung quy định mới về việc sử dụng dữ liệu thay thế, cho phép người dân trong nhiều trường hợp đi công chứng không cần mang theo giấy tờ bản chính nếu đã có dữ liệu trong cơ sở dữ liệu công chứng.

Trong trường hợp các thông tin thuộc hồ sơ yêu cầu công chứng đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu, đã được cơ quan chủ quản công bố đủ điều kiện khai thác, thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp các giấy tờ có chứa các thông tin đó.

Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên có trách nhiệm tự khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác để giải quyết yêu cầu công chứng và không được yêu cầu xuất trình bản chính các giấy tờ để đối chiếu.

Công chứng luôn phải bảo đảm tính bảo mật cho khách hàng.

Công chứng viên chỉ được quyền yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ trong trường hợp hệ thống không thể khai thác được thông tin trong thời gian giải quyết yêu cầu, hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.

Các loại giấy tờ trong hồ sơ công chứng như: giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản... nay được phép nộp dưới dạng bản sao giấy, bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.

Với những đề xuất sửa đổi nêu trên, lợi ích thực chất đối với người dân là giúp tiết kiệm thời gian và chi phí tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp và cá nhân.

Theo anh Lê Hoàng Chung, phường Định Công, thành phố Hà Nội cho biết, nếu được giảm bớt giấy tờ khi đi công chứng thì rất thuận tiện cho người dân. Chuyển đổi số đã giúp việc thực hiện thủ tục hành chính giấy tờ của người dân thuận tiện. "Tôi thấy chính quyền thực sự phục vụ nhân dân, vì lợi ích người dân", anh Chung chia sẻ.