Doanh nghiệp chuẩn bị quà Tết 2027: những lưu ý để không bị động về tiến độ

Quà Tết cho người lao động và đối tác là khoản chi được nhiều doanh nghiệp lên kế hoạch từ quý IV. Tuy nhiên, phần khó nhất thường không nằm ở việc chọn quà, mà ở việc tính đúng thời gian và thống nhất rõ các điều kiện với nhà cung cấp ngay từ đầu.

Vì sao tháng 10 đã là thời điểm cần chốt

Một đơn quà Tết in logo số lượng lớn không đi thẳng từ lúc chọn mẫu đến lúc nhận hàng. Giữa hai mốc đó là chuỗi công đoạn nối tiếp nhau: duyệt mẫu sản phẩm, làm bản thiết kế logo và duyệt bản in, chuẩn bị đủ số lượng hàng, khắc hoặc in logo, làm hộp theo kích thước bộ quà, đóng set, rồi mới đến khâu vận chuyển.

Mỗi công đoạn đều có thể phát sinh một vòng duyệt lại. Bản in logo lệch màu, hộp không vừa bộ quà, một dòng sản phẩm hết hàng phải đổi mẫu — đó là những tình huống bình thường trong sản xuất, và mỗi tình huống lấy đi vài ngày.

Cách tính đơn giản nhất là tính ngược. Phần lớn doanh nghiệp phát quà trước kỳ nghỉ Tết, nghĩa là hàng phải về kho trước đó ít nhất một tuần. Trừ ngược thời gian vận chuyển, đóng set, in logo và sản xuất, mốc chốt mẫu an toàn thường rơi vào khoảng cuối tháng 11. Đặt sau mốc này, doanh nghiệp vẫn có quà, nhưng là chọn trong nhóm mẫu còn lại chứ không còn là mẫu mình muốn.

Chi phí của việc đặt trễ ít khi hiện ra trên báo giá

Nó nằm ở những chỗ khác: phạm vi lựa chọn hẹp lại vì các mẫu được ưa chuộng đã kín lịch sản xuất; phải chấp nhận phương án vận chuyển nhanh hơn và tốn kém hơn; và quan trọng nhất là mất đi khoảng đệm để xử lý sự cố. Một lô hàng vào xưởng từ tháng 10 còn kịp làm lại nếu phát hiện lỗi. Cùng lô đó vào xưởng giữa tháng 12 thì không.

Chọn quà theo nhóm người nhận, không gộp chung một mẫu

Quà cho người lao động và quà cho đối tác nên được tách thành hai bài toán riêng. Quà cho người lao động ưu tiên món dùng được hằng ngày, số lượng lớn, bền và dễ bảo quản. Quà cho đối tác ưu tiên hình thức chỉn chu và tính đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp.

Nhiều đơn vị gộp chung một mẫu cho cả hai nhóm để tiết kiệm, nhưng kết quả thường là không nhóm nào thực sự hài lòng. Nếu ngân sách hạn chế, cách làm hợp lý hơn là giữ cùng dòng sản phẩm nhưng khác quy cách đóng gói, thay vì hạ chất lượng đồng loạt.

Về xu hướng, nhu cầu đang nghiêng rõ về nhóm sản phẩm dùng được lâu và xuất hiện thường xuyên trong đời sống hằng ngày — bộ ấm trà, ly sứ, bình giữ nhiệt, sổ tay. Cùng với đó là yêu cầu cao hơn về phần hộp và cách đóng gói, vì đây là thứ người nhận tiếp xúc đầu tiên.

Bốn điều nên thống nhất bằng văn bản trước khi đặt cọc

Thứ nhất, hồ sơ và hóa đơn. Nhà cung cấp cần có tư cách pháp nhân rõ ràng và xuất được hóa đơn giá trị gia tăng đầy đủ, để bộ phận kế toán duyệt hồ sơ thanh toán nội bộ không bị vướng.

Thứ hai, duyệt mẫu thật thay vì duyệt qua ảnh thiết kế. Màu logo hiển thị trên màn hình và màu in thực tế lên sứ, thủy tinh hay kim loại là hai chuyện khác nhau. Nên yêu cầu làm một mẫu thật và duyệt trên mẫu đó trước khi cho chạy hàng loạt.

Thứ ba, điều khoản đổi lỗi. Với hàng dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh, cần có cam kết đổi trả cho sản phẩm nứt vỡ hoặc lỗi in, kèm tỷ lệ hàng dự phòng trong mỗi đơn.

Thứ tư, quy cách đóng gói vận chuyển. Đây là điểm dễ bị bỏ qua nhưng lại quan trọng với doanh nghiệp ở xa các trung tâm sản xuất.

Lưu ý riêng cho doanh nghiệp ở địa phương

Với đơn hàng phải vận chuyển liên tỉnh, quãng đường dài và nhiều lần bốc dỡ làm tăng rủi ro với hàng dễ vỡ. Doanh nghiệp nên yêu cầu phương án đóng gói chịu lực: thùng carton nhiều lớp, vách ngăn chống va đập, tem cảnh báo hàng dễ vỡ, và nếu cần thì mút xốp định hình cho từng bộ quà.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc phát quà tại nhiều điểm, nên gửi danh sách điểm nhận kèm số lượng ngay từ lúc yêu cầu báo giá. Việc này giúp chi phí vận chuyển được tính đủ từ đầu, tránh phát sinh vào đúng giai đoạn cao điểm khi giá cước thường tăng.

Cũng nên cộng thêm vài ngày dự phòng cho tuyến vận chuyển đường dài, đặc biệt vào những tuần cuối năm khi lượng hàng hóa lưu thông tăng mạnh.

Vai trò của đơn vị sản xuất trực tiếp

Với đơn số lượng lớn và mốc thời gian cố định, việc nhà cung cấp chủ động được các khâu quyết định tiến độ có ý nghĩa thực tế. Công ty TNHH Quà Tặng Vinaly là xưởng quà tặng doanh nghiệp tại TP.HCM, có xưởng khắc và in logo riêng cùng xưởng làm hộp riêng thay vì thuê ngoài các khâu này. Cách tổ chức đó cho phép xử lý tình huống phát sinh trong nội bộ: bản in chưa đạt có thể duyệt lại và chạy lại mà không phải chờ lịch của một đơn vị thứ ba — khác biệt thường chỉ bộc lộ vào đúng giai đoạn cao điểm cuối năm.

Doanh nghiệp đang xây dựng kế hoạch quà Tết doanh nghiệp có thể gửi thông tin về số lượng, ngân sách dự kiến và thời điểm phát quà để được tư vấn phương án phù hợp, kèm giải pháp giao hàng theo từng điểm nhận.

Năm bước chuẩn bị

1. Chốt ngân sách tổng và ngân sách trên mỗi phần quà, tách riêng nhóm người lao động và nhóm đối tác.
2. Xác định ngày phát quà, tính ngược để ra hạn chốt mẫu — đây là mốc quan trọng nhất.
3. Yêu cầu mẫu thật và duyệt bản in trước khi sản xuất hàng loạt.
4. Thống nhất bằng văn bản về hóa đơn, nghiệm thu và điều kiện đổi lỗi.
5. Gửi danh sách điểm nhận ngay từ lúc báo giá nếu giao nhiều nơi.

Công ty TNHH Quà Tặng Vinaly

Địa chỉ: 42/25/18 Đường Số 9, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP.HCM

Hotline/Zalo: 0705.451.451 — Email: admin@vinaly.vn — Website: vinaly.vn