Việc rà soát, phân loại, sắp xếp và đóng gói dữ liệu từ các cơ quan hành chính đang được khẩn trương triển khai, gắn liền với quá trình chuẩn hóa, số hóa phù hợp với cơ cấu tổ chức mới. Công tác số hóa được xác định là nhiệm vụ quan trọng giúp cho công tác quản lý, bảo đảm an toàn thông tin mà còn khắc phục hạn chế của tài liệu giấy thủ công dễ thất lạc, khó tra cứu sau sáp nhập. Dữ liệu số hóa giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, truy cập nhanh và tạo nền tảng liên thông hiệu quả giữa các cơ quan trong mô hình hành chính mới.

Đồng chí Phúc Thị Minh Vân, công chức văn thư, lưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cho biết: “Thực hiện theo hướng dẫn số 374/SNV-TTLTLS của Sở Nội vụ, Sở đã tiến hành phân loại, thống kê, sắp xếp và lập danh mục tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính chính xác, phục vụ tra cứu thuận tiện. Việc lập danh mục tài liệu được xác định là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao, nhằm giúp việc truy cập dữ liệu sau sáp nhập dễ dàng và hiệu quả”.

Cán bộ UBND xã Hồng Quang (Lâm Bình) rà soát, sắp xếp hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác bàn giao sắp tới.

Tại cấp tỉnh, các sở, ban, ngành cũng đang tích cực chuẩn hóa hệ thống hồ sơ, sắp xếp dữ liệu chuyên ngành để chuẩn bị cho việc tiếp nhận, bàn giao phù hợp với mô hình tổ chức mới. Các đơn vị đã tiến hành phân loại hồ sơ theo giá trị sử dụng, gồm: hồ sơ lưu trữ lâu dài, hồ sơ còn giá trị sử dụng, và hồ sơ hết giá trị để xử lý đúng quy định. Các tài liệu sau đó được đóng gói cẩn thận, dán nhãn theo thời gian, lĩnh vực và đơn vị phụ trách, thuận tiện cho công tác tra cứu, kiểm tra và bàn giao.

Tuy nhiên, việc phân loại tài liệu, hồ sơ, quá trình số hóa cũng gặp không ít khó khăn như nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tại một số xã, phường còn mỏng; hạ tầng trang thiết bị, máy móc phục vụ số hóa chưa đồng bộ; dung lượng tài liệu lớn, yêu cầu kỹ thuật cao trong việc quét, lưu trữ, bảo mật thông tin; kinh phí lớn...

Chị Nguyễn Thu Trang, phụ trách công tác văn thư - lưu trữ UBND xã Đức Ninh (huyện Hàm Yên) chia sẻ: “Khó khăn lớn nhất hiện nay trong công tác số hóa tài liệu tại xã chính là vấn đề kinh phí. Nguồn nhân lực, chuyên môn và phương tiện tại chỗ, máy móc thiết bị cũng chưa đáp ứng được yêu cầu. Ngoài ra, nhiều tài liệu lưu trữ lâu năm đã xuống cấp, dễ rách, phai màu rất khó để scan và xử lý”.

 Để khắc phục khó khăn, hiện nay các cơ quan đơn vị trong tỉnh đang tích cực xây dựng phần mềm số hóa và kho xử lý dữ liệu điện tử, hệ thống thông tin nguồn; đẩy mạnh ứng dụng phần mềm lưu trữ chuyên ngành; sử dụng hạ tầng dùng chung của tỉnh, đảm bảo tính bảo mật và kết nối dữ liệu thông tin…

Thực hiện chỉ đạo của Bộ Nội vụ tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025, Chủ tịch UBND tỉnh Tuyên Quang đã ban hành Chỉ thị số 03/CT-UBND yêu cầu tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị. Theo đó, các cơ quan, đơn vị phải tuyệt đối bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu, dữ liệu trước, trong và sau sắp xếp; không để xảy ra thất lạc, chiếm giữ, hủy hoại trái phép. Đặc biệt, công tác số hóa cần được đẩy mạnh ở cấp huyện và xã để đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả lâu dài.

Với sự chỉ đạo quyết liệt từ cấp tỉnh và tinh thần chủ động, nghiêm túc của các địa phương, cơ quan, đơn vị, công tác số hóa, đóng gói dữ liệu, tài liệu đang được thực hiện đồng bộ, bài bản. Đây là tiền đề quan trọng để bảo đảm quá trình sắp xếp các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh diễn ra đúng tiến độ, ổn định và hiệu quả.