Hoàn thành sớm trước 8 tháng 

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch giấy để cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa CSDLHTĐT với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật (2 chiều).

Đến giữa tháng 4-2024, tỉnh ta đã hoàn thành số hóa 869.882/869.882 dữ liệu hộ tịch của 6.451 quyển sổ hộ tịch lên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp, đạt 100% chỉ tiêu Kế hoạch UBND tỉnh giao; hoàn thành sớm hơn 8 tháng so với thời hạn quy định của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Chia sẻ về kết quả đạt được, đồng chí Đặng Thị Thanh Hương, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: Bám sát các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Bộ Tư pháp và UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch tổ chức triển khai đầy đủ, đồng bộ trên địa bàn tỉnh; ban hành nhiều văn bản gửi UBND các huyện, thành phố hướng dẫn, đề nghị thực hiện.

Chuyên viên Phòng Tư pháp hướng dẫn công dân thực hiện đăng nhập, nộp và tra cứu hồ sơ trên hệ thống.

Đồng thời, kịp thời nắm bắt, giải đáp, hướng dẫn xử lý những khó khăn, vướng mắc, bất cập trong từng vấn đề cụ thể; thường xuyên hỗ trợ, giúp đỡ việc thực hiện tại cơ sở. Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định thành lập Ban Chỉ đạo số hóa Sổ hộ tịch của Sở Tư pháp, trong đó phân công trách nhiệm cụ thể từng thành viên để tổ chức thực hiện; lập nhóm Zalo để chỉ đạo, đôn đốc, theo dõi quá trình thực hiện.

UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh đã xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện số hóa sổ hộ tịch tại địa phương mình, trong đó giao Phòng Tư pháp tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã thực hiện; tăng cường đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh rà soát, thống kê 8 loại sổ hộ tịch/việc hộ tịch giấy được lưu giữ tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh từ trước thời điểm chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp (ngày 31/12/2019 trở về trước).

Trên cơ sở kết quả và kinh phí được tỉnh cấp, Sở Tư pháp đã chủ trì phối hợp với nhà thầu thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo quy định. Sau khi hoàn thành việc số hóa, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp đã kiểm tra xác suất dữ liệu hộ tịch sau số hóa đối với 119 đơn vị.

Sở Tư pháp đã ban hành văn bản chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp Công an cùng cấp rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch được lưu chính thức trên Hệ thống Thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử; đề nghị Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp tiếp nhận dữ liệu đã số hóa của tỉnh Tuyên Quang, đồng thời phối hợp Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an thực hiện bàn giao, đồng bộ dữ liệu theo đúng quy trình.

Tiện ích từ việc số hóa sổ hộ tịch

Việc hoàn thành số hóa sổ hộ tịch điện tử sớm đã góp phần tạo nhiều thuận lợi cho cán bộ và công dân trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính. Dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

Theo chị Trần Thị Diệu My, chuyên viên phòng Tư pháp, thực hiện nhiệm vụ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính UBND thành phố Tuyên Quang, từ khi thực hiện số hóa sổ hộ tịch, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, chị không phải mất thời gian tìm kiếm, tra cứu Sổ hộ tịch gốc hoặc liên hệ với UBND nơi lưu trữ sổ hộ tịch của công dân đó để trao đổi, xác nhận thông tin như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là được; rất dễ dàng, nhanh chóng, cắt giảm được thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Thông tin được lưu trữ, bảo quản lâu dài; thuận tiện cho công tác thống kê, báo cáo số lượng hồ sơ... Mặt khác, cá nhân chị được nâng cao hơn về trình độ tin học, ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ.

Có mặt tại Bộ phận một cửa tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính thành phố Tuyên Quang, anh Nguyễn Công Khánh, công dân tổ dân phố 4, phường An Tường (TP Tuyên Quang) chia sẻ, hôm nay anh đến để làm thủ tục cải chính hộ tịch. Là thứ 2 đầu tuần, người dân đến thực hiện các thủ tục khá đông, tuy nhiên, được sự hướng dẫn của cán bộ ở đây, anh nhanh chóng biết cách thao tác, thực hiện đăng nhập, nộp và tra cứu hồ sơ của mình trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh một cách dễ dàng và có thể theo dõi được quy trình giải quyết hồ sơ của mình.

Việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch còn đem lại một số thuận lợi khác cho công dân. Đó là việc thực hiện thủ tục không phụ thuộc vào địa giới hành chính (một số thủ tục công dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4), giúp người dân giảm chi phí, thời gian đi lại để thực hiện thủ tục hành chính.