Thực hiện Nghị định 45/2020/NĐ-CP, ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Phòng Tư pháp và UBND các xã, thị trấn đã đăng ký và được phân quyền 96 tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia để chứng thực bản sao điện tử. Trong đó quyền tạo bản sao 32 tài khoản, quyền ký bản sao 32 tài khoản, quyền đóng dấu bản sao 32 tài khoản. Đồng chí Lưu Thị Lan Hương, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Sơn Dương cho biết, hiện nay, nhu cầu về chứng thực, công chứng giấy tờ của người dân rất lớn. Hầu hết hồ sơ đều kèm theo rất nhiều loại giấy tờ cần chứng thực. Điều này không chỉ gây bất tiện, làm phát sinh chi phí cho người dân mà còn gia tăng áp lực cho các cơ quan thực hiện chứng thực. Đặc biệt, tư pháp - hộ tịch là lĩnh vực phát sinh hồ sơ nhiều nhất trong các lĩnh vực hành chính. Vì vậy, chứng thực bản sao từ bản chính lên môi trường điện tử là một trong các tiêu chí quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, giúp cán bộ, công chức, công dân tiết kiệm chi phí in và thời gian đi lại.

Cán bộ Phòng Tư pháp huyện Sơn Dương kiểm tra hồ sơ của công dân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến đối với các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực, xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử còn có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần, thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng, do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí. Anh Nguyễn Văn Mạnh, thị trấn Sơn Dương cho biết, để hoàn thiện hồ sơ cá nhân, anh đã mang các văn bằng, chứng chỉ đến Bộ phận Một cửa của UBND thị trấn để chứng thực bản sao điện tử. Sau khi được công chức bộ phận một cửa tiếp nhận, kết quả chứng thực của anh đã được chuyển về tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Đối với việc chứng thực bản sao điện tử, bản sao được sử dụng nhiều lần, giúp anh giảm được thời gian và chi phí khi có việc cần sử dụng đến.

Để thực hiện chứng thực bản sao điện tử, sau khi tiếp nhận yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của công dân, công chức bộ phận một cửa sẽ scan hoặc chụp ảnh bản gốc và đăng nhập tài khoản của công chức này trên Cổng dịch vụ công quốc gia khởi tạo đường link đính kèm các mẫu để trình lãnh đạo ký số. Khi ký số xong bản sao được chuyển lại cho công chức bộ phận một cửa đóng dấu và trả kết quả về tài khoản đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia của công dân. Chị Lã Thị Huyền, công chức tư pháp - hộ tịch xã Vĩnh Lợi cho biết, công dân chỉ mất 5 phút để hoàn thành thủ tục và nhận kết quả thay vì phải chờ lâu như trước đây. Một bản sao chứng thực điện tử được sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau, do vậy tiết kiệm rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí. Bản sao chứng thực điện tử được ký số nên bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác.

Từ đầu năm đến nay, huyện Sơn Dương đã thực hiện chứng thực bản sao điện tử 211 hồ sơ, trong đó, tại cấp huyện là 21 hồ sơ, cấp xã là 190 hồ sơ. Để những tiện ích về chứng thực bản sao điện tử thực sự phát huy được hiệu quả, quá trình triển khai cũng đặt ra nhiều đòi hỏi cần được quan tâm giải quyết kịp thời. Hiện nay, trên địa bàn huyện cũng còn những khó khăn nhất định khi triển khai thực hiện. Trước hết là về điều kiện cơ sở vật chất, nhiều địa phương chưa đảm bảo điều kiện cần, đủ, đồng bộ về trang thiết bị như hạ tầng mạng, máy scan, người dân chưa có nhiều tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia... Mặt khác, mới chỉ có một số ít cơ quan, doanh nghiệp chấp nhận hình thức nộp hồ sơ điện tử, còn lại đa số chỉ chấp nhận nộp hồ sơ giấy. Vì vậy, muốn phát huy hiệu quả của chứng thực điện tử cần sự vào cuộc, chung tay của các ngành, các cấp.

Trên cơ sở phát huy những kết quả đã đạt được và khắc phục những khó khăn, vướng mắc, thời gian tới Phòng Tư pháp huyện Sơn Dương tiếp tục phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao nghiệp vụ về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho cán bộ, công chức làm nhiệm vụ chứng thực tại hai cấp huyện, xã. Đồng thời, đẩy mạnh tuyên truyền những tiện ích khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giúp người dân hình thành thói quen, nhu cầu, thường xuyên sử dụng dịch công trực tuyến.